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presupuesto de ventas

INTRODUCCIÓN----------------------------------------------------------      iii

PRESUPUESTO DE VENTAS-----------------------------------------      4

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS----------------   4   

PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS----  4-8  

LÍNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS         8 

FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS-   9-13

1.    FACTORES ESPECÍFICOS.----------------------------------------------         9-12

  1. FUERZAS ECONÓMICAS GENERALES.-------------------------------    12-13
  2. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.-----------------------------       13

MÉTODOS PARA PRONOSTICAR-----------------------------------      14-23

  1. Por Votación de los ejecutivos de la identidad.-----------------------      14
  2. Análisis Estadísticos.--------------------------------------------------------         15-23

MÉTODOS DE PRESUPUESTAR-------------------------------------     24-25

  1. Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores.------------------      24
  2. Método Económica – Administrativo.-----------------------------------        24-25

PRACTICA-----------------------------------------------------------------       26-32

CONCLUSIÓN------------------------------------------------------------        33

BIBLIOGRAFÍA -------------------------------------------------------------       34

 


INTRODUCCIÓN

 

La preparación paso a paso de los diversos segmentos del presupuesto maestro o presupuesto integral exige consideraciones cuidadosas por parte de la gerencia, con muchas decisiones claves relacionadas con la fijación de precios, líneas de productos, programación de la producción, gastos de capital, investigación, desarrollo y otros aspectos. El borrador inicial de un presupuesto y su revisión crítica originan siempre muchas interrogantes, así como decisiones gerenciales que conducen a borradores adicionales antes de la aprobación del presupuesto final.

 

El presupuesto de ventas no debe considerase como una varita mágica, ni una panacea que resuelve todos los problemas relacionados con el sistema de control presupuestario de la entidad; tampoco es un sustituto de la gerencia; debe ser la base de otros presupuestos, de ahí su importancia.

 

El primer paso en el desarrollo del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. El proceso termina con la elaboración del estado de ingresos presupuestado, el presupuesto de caja y el balance general presupuestado. Los estados financieros presupuestados son similares a los estados financieros regulares, excepto que se trabaja con el futuro más que con el pasado.

 

La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y demás partes del presupuesto maestro es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables.

Presupuesto de Ventas

 

Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización. 

 

IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS

 

El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación. 

 

Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos. 

 

PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS

 

A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas.  Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración.

 

1. Preparar Pronósticos de Ventas

 

Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa.  Éste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración.

 

El pronóstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, así que si éste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables.

 

Los pronósticos de ventas son una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, así que deben prepararse antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos.  Por ello se puede hacer un pronóstico de ventas de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa.

 

Pronósticos de ventas del sector

 

Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real.  La comparación del mercado o demanda  con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:

 

-          Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de mercado, el desarrollo de productos o la integración.

-          Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contracción de productos, la diversificación o la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de competidores.

 

Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión.  Es muy importante mantener sistemas de información fidedigna y actualizada.

 

Pronósticos de ventas de la empresa

 

Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado.  La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.

 

2. Compilar Otros Datos Pertinentes

 

Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante.  Esta información debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades.  Las principales limitaciones que deben evaluarse son:

 

1.   Capacidad de fabricación; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta más allá de su capacidad económica.

2.   Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales.

3.   Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la producción.

4.   Disponibilidad de capital; para financiar la producción.

5.   Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores.

 

3. Desarrollo de una Planificación de las Ventas

 

Utilizando la información provista en los pasos anteriores, la administración desarrolla un plan de ventas

Los principales propósitos de un plan de ventas son:
a)  Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.

b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes           de comercialización.

c) Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro.

d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas.

 

Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero relacionados: el plan estratégico y el plan táctico de ventas.

 

Plan estratégico de ventas

 

Es aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o diez años y en él se establecen las alternativas de rumbos de acción para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un análisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la población, el estado general de la economía, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compañía. Las estrategias a largo plazo de la administración afectarán a áreas tales como la política de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovación de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercialización, la expansión o los cambios en los canales de comercialización y los patrones de costos.

 

Plan táctico de ventas

 

Es aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer trimestre.  Al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un período futuro, a la vez que se quita el período que acaba de terminar.  Por consiguiente, los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión y modificación sobre una base trimestral.  Además, debe ser detallado; por productos, por áreas de comercialización.

 

LÍNEAS DE PRODUCTOS EN UN PRESUPUESTO DE VENTAS

 

La determinación del número y la variedad de productos que planee vender una compañía, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de ventas.  Tanto en el plan estratégico como en el táctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas líneas de productos que hayan de introducirse, las líneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos.

 

 

FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS

 

  1. Factores Específicos
    • Los factores de ajustes (modificaciones temporales)
    • Cambios:

Del producto.

De la producción.

Del mercado.

De políticas de ventas.

·         Crecimiento (tendencia de las ventas)

  1. Economía General
  2. Administrativos (de la Gerencia)

 

1.    FACTORES ESPECÍFICOS.

 

  • Los factores de ajuste.

 

Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes nos dirán cuáles pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones.

 

Lógicamente, los ajustes desfavorables han de sumarse, y los favorables se restaran.

 

Favorables:

·         Pedido excepcional o no recurrente.

·         Ventas en una zona o distrito en donde no es costeable (actualmente) la operación.

 

 

Desfavorables o perjudiciales:

·         Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la producción, etc., que retrasen parcial, total, temporal o definitiva los envíos a los clientes.

·         Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o retrasen sus actividades.

·         Renuncia, despido o retiro de personal clave, básicamente de ventas.

 

  • Los factores de cambio.

 

Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas.

 

Los cambios en el producto: son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el diseño del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la virtud de atraer, como imán, a la clientela; ya sea por añadir al producto cualidades que lo hacen más atractivo, o porque constituyen una condición de ventaja al adquirirlo.

 

Las consecuencias de estos cambios se reflejarán en las utilidades y en los costos; sí bien no siempre aumentarán los costos; puede suceder que más bien los reduzcan.

 

Tales cambios en el producto pueden ser:

  1. Adaptación a nuevos usos.
  2. Mejoras en el funcionamiento.
  3. Mejoras en la apariencia y presentación.
  4. Tamaño más conveniente.
  5. Simplificación del uso y manejo.
  6. Diseño más funcional y adaptable.
  7. Mejoras en los servicios.
  8. Normalización del producto.
  9. Minimización.

 

Los cambios en la producción: son aquellos reajustes en el ritmo y cuantía de la producción, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, y a reducir costos. O también puede tratarse de la instalación de un sistema de control de la calidad; lo cual normalizará el producto e incrementará su demanda.

 

Los cambios en las condiciones del mercado: son aquellos operados en cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podrían deberse a:

 

  1. Variación de los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia para desplazar a la empresa, etc.
  2. Ejecuciones de grandes obras públicas o privadas; por lo cual la ciudadanía percibirá mayores ingresos y aumentará su poder adquisitivo; haciéndose sentir, por lo tanto, los efectos del “Multiplicador del Gasto”.

 

Pero es de considerarse que no todos los cambios del mercado han de ser favorables; por ejemplo: la pérdida de cosechas, cierre de grandes industrias, medidas económicas restrictivas, etc., ocasionarían cambios en el mercado totalmente negativos.

 

Los cambios en la política de ventas: son todos aquellos, por medio de los cuales se varían las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como; cambio en los precios, ampliación de los servicios, demostraciones del producto, intensificación radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribución, nuevos incentivos a los vendedores, ampliación del crédito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc.

 

  • Los Factores de crecimiento.

 

Obedecen el siguiente razonamiento:

  1. Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de año en año; debido a la forma en que ha venido sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la colectividad, sus relaciones públicas eficientes, etc.

 

  1. Todo cliente bien servido tiende a comprar más, y en la medida en que aumente su capacidad de compra, comprará mayores cantidades.

 

  1. En la medida que aumente la población, aumentarán las ventas de la empresa de buen crédito comercial.

 

  1. En la proporción en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las empresas de esa industria.

 

  1. FUERZA ECONÓMICAS GENERALES.

 

  1. Condiciones o Fuerza Económica General:

Indicadores o fuentes de datos de las condiciones económicas generales sobre:

·         Índice Nacional de Precio al Consumidor.

·         Producto Nacional Bruto.

·         Ingreso Per - Capita.

·         Venta y Producción por Rama de Actividad.

·         Ahorro.

·         Mercado potencial y su distribución geográfica.

·         Establecimiento de nuevas empresa.

·         Perdida en el poder adquisitivo de la moneda.

·         Precios al mayoreo y al menudeo.

·         Ocupación y desocupación.

·         Prestamos otorgados.

·         Compra venta de valores en la bolsa, etc.

 

  1. Tendencias, modulo patrón general de las condiciones económicas generales.
  2. Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las condiciones económicas de un mercado legal o regional en particular.
  3. Variaciones estaciónales.
  4. Clasificación de productos de acuerdo con su sensibilidad económica.

 

  1. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

 

1.    Cambios en el tipo de producto.

2.    Cambio en el diseño o tipo de artículo para adaptarlo a una zona o mercado en particular.

3.    Política de mercado. Expansión en cuanto a:

·         Territorio.

·         Producto.

·         Restricción o ampliación de la oferta.

4.    Política de publicidad. Por diferentes canales y escalas:

·         Cine, radio, televisión, periódicos, revistas especializadas, etc.

·         Escala nacional, regional o local.

5.    Política de precio.

 

MÉTODOS PARA PRONOSTICAR

 

    1. Por Votación de los ejecutivos de la identidad

 

Consiste en una votación formal por parte del cuerpo directivo de la entidad, basada en ideas y opiniones acerca de las posibilidades de ventas para un período futuro.

 

Se caracteriza por la sencillez de su aplicación y por lo práctico del mismo, partiendo de las cifras reales del período contable inmediato anterior, se le adiciona o sustraen los cambios que a juicio de los ejecutivos de la entidad, organizados formal o informalmente como Comité de Presupuestos, consideren que afectan la cifra a pronosticar; sin embargo, a pesar del cuidado y diligencia con que se aplique, resulta un método empírico y basado en experiencias pasadas internas no apoyado en bases técnicas.

 

Normalmente es aplicado en entidades de poca magnitud en donde frecuentemente es  el único método disponible para la formulación de sus pronósticos.

 

Ofrece como ventajas una aplicación fácil que resuma experiencias y puntos de vistas especializados y diferentes que pueden ser acertados, además que no requiere de estadísticas e informes especiales y complicados; pero a cambio de ello puede carecer de veracidad, es necesaria la inversión de tiempo de ejecutivos y no fija en forma precisa la responsabilidad sobre el pronostico de ventas.

 

 

 

 

2.    Análisis Estadísticos

 

Consiste en el estudio estadístico sobre tendencias de las ventas de la entidad, considerada aisladamente o relacionándola con la tendencia general de los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la misma sea importante.

 

Suponiendo que el pronóstico de ventas se formulará considerando sólo la tendencia de las mismas en los últimos cinco años, se tendría:

Considerando como año base 1992, el análisis de la tendencia de las ventas demuestra que las mismas han tenido un incremento anual promedio de 25%; para la formulación del pronóstico de ventas del año al 31 de diciembre de 1997 se tomaría como base la cifra de 1996, aumentada en un 25%.

 

La segunda posibilidad de este método consistiría en determinar, a través de estudios y análisis, cómo se integra ese 25% de aumento anual promedio. El objetivo de conocer el detalle y las razones de los cambios ocurridos en el último período contable, sería pronosticar las ventas en forma adecuada, dado que con esto se tendría mejores elementos para tomar una decisión.

 

La tercera variante representa un procedimiento estadístico más simple e involucraría esencialmente dos pasos:

 

El primero se refiere a analizar las ventas de períodos contables anteriores, con el propósito de determinar si las ventas mensuales de cada producto siguen un modelo o patrón definido en relación a las anuales; si tal modelo existe y puede determinarse, el segundo paso se refiere a obtener la relación entre las ventas reales del mes modelo y el porcentaje que, dentro de un total de ventas anuales de períodos  contables inmediatos anteriores, representa dicha cifra.

 

Esta forma de pronosticar es válida en tanto las condiciones prevalecientes para el modelo hayan sido determinadas con racionabilidad y ponderación; desde otro punto de vista y dado que la estimación se basa en hechos reales inmediatos-precedentes al inicio del período al cual se refiere el pronóstico, tiene la gran ventaja de la actualidad de los datos base para el mismo.

 

·         Método de Semipromedios

 

Es muy simple aun cuando no muy adecuado; consiste en dividir en dos partes iguales al período en estudio y determinar un año non que constituya la mitad de la serie, los promedios son computados dividiendo el total de las ventas de cada una de las dos series, entre la cantidad de los años a que las mismas se refiere, y plasmar esos semipromedios en una gráfica de coordenadas, trazando una línea para unirlas y que estaría señalando la tendencia de las ventas de la entidad.

 

La selección del  período o cantidad de años tiene una influencia directa en la tendencia o inclinación de la línea; si en la primera parte del período seleccionado prevaleció una depresión y la segunda se caracterizó por prosperidad, la tendencia de la línea será demasiado empinada y no sería representativa o, si por el contrario, durante el primer lapso ocurrió un ciclo de prosperidad y uno de depresión durante el segundo, la línea sería depresiva.

 

·         Método de Promedio Movible

 

Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este método, incluyen básicamente:

a)    Listar las ventas de un período considerado como representativo.

b)    Fijar un lapso de años como medida movible.

c)    Determinar el promedio de ventas en cada uno de esos períodos movibles, eliminando progresivamente el año más antiguo y agregando el más reciente.

 

El efecto directo e importante de este método es que las fluctuaciones cíclicas quedan promediadas y se elimina la influencia de fluctuaciones irregulares, que normalmente son más cortas que las cíclicas; en la práctica es difícil seleccionar un periodo que satisfaga estas consideraciones teóricas, porque los ciclos sucesivos de una entidad varían considerablemente en su duración.

 

Dicho método tiene dos serias limitaciones: a) La variación en extensión y amplitud de los ciclos económicos normalmente hace imposible seleccionar un período variable a completa satisfacción; y b) Es casi imposible determinar las tendencias del año o años más recientes.

 

·         Método de Regresión

 

También es denominado como de análisis correlativos y se desarrolla con base en la formula de la línea recta; el uso de esta ecuación se utiliza normalmente para describir una tendencia a largo plazo y su aplicación en el análisis correlativo es similar. En el análisis de tendencia la ecuación expresa la propensión de los cambios en una serie de datos por cada año que pasa; en el análisis correlativo la ecuación denota la tendencia de los cambios a ocurrir en una serie de datos en relación a un cambio dado en otra serie de datos.

 

La formula de la línea resta es  Y = a + bX, en donde:

 

X  =  variable relativa.

a = valor de Y cuando X vale cero;  es a la vez una constante y la determinante de la altura de la línea recta sobre el eje de las equis.

b  =  cantidad promedio de cambio en Y, lo cual ocurre con cada unidad de modificación en X; indica la pendiente o declive de la línea recta.

 

Dándoles significado en la determinación del pronóstico de ventas, se tendría: Yp = pronóstico de ventas.

n    = cantidad de componentes.

X   = ingreso per per capita.

Y   = ventas reales.

Y = b1X + b0 

 

Las formulas cortas para el calculo de los  valores de b1  y  b0; que se utilizan en el análisis de tendencias, ósea el método de mínimos cuadrados  no son aplicables en el análisis correlativo, debido a que no puede asumirse que el valor de las ventas (Y) en el origen (cuando X=0), es el significado o valor promedio de las ventas; sin embargo, esas fórmulas cortas de b1  y  b0; son razonablemente correctas en comparación con las que se presentan a continuación y que pueden parecer complicadas.

 

 

 

 

 

 

 

 

Ejemplo

 

 

Años

Ventas

Miles de millones

Ingresos per capita

Miles de millones

 

XY

 

Y2

 

 X2

 

Yp

1986

50

10

500

2500

100

57

1987

60

12

720

3600

144

72

1988

80

12

960

6400

144

72

1989

100

15

1500

10000

225

94

1990

125

18

2250

15625

324

116

1991

130

20

2600

16900

400

131

1992

140

22

3080

19600

484

145

1993

160

25

4000

25600

625

167

1994

180

25

4500

32400

625

167

1995

200

30

6000

40000

900

204

Totales

1225

189

26110

172625

3971

1225

 

 

                

 

                  

 

                  

Considerando que el ingreso per capita estimado para el año 1996 es de 35 millones de bolívares, el pronóstico de ventas sería el siguiente:

          

El pronóstico de ventas para 1996 sería de 241, 99 millones de bolívares, suponiendo que el ingreso per capita llegase a 35 millones ese año.

 

La ecuación de regresión expresa una relación promedio y no una cifra exacta. El procedimiento complementario y depuratorio del resultado anterior sería por medio de la aplicación de la fórmula del error estándar de estimación, el cual se utiliza para establecer un intervalo confiable en relación a la cifra del pronóstico, obtenida a través de la fórmula de la línea recta; es decir, que su objetivo es garantizar un determinado porcentaje de grado de confianza en el valor real de las ventas, cuando el ingreso per capita se estima en cierta cantidad; la fórmula y el procedimiento sería como sigue:

 

 

              

 

O sea que la cifra determinada como error estándar estimado sería de 

Por tanto, el pronóstico de las ventas para 1996 quedaría enmarcado como sigue:

242 millones de bolívares  9 millones de bolívares = 251 ó  233 millones de bolívares.

 

El valor de la ecuación de regresión como un recurso para pronosticar, se incrementa en relación directa al tamaño del error estándar de estimación; teóricamente existe una relación perfecta entre las dos series de datos cuando dicho error es igual a cero, pero en vista de que casi nunca  se presenta esa relación perfecta al pronosticar las ventas, el error estándar de estimación es un complemento importante en la ecuación de regresión.

En adición a lo anterior, existen tres coeficientes para lograr integralmente el objetivo del análisis correlativo, o sea perfeccionar  la estimación de la variable dependiente (Y) cuando la misma está basada en la cifra de la variable independiente (X); esos coeficientes son:

 

Coeficiente de indeterminación                 

 

Mide el cambio de la variable a pronosticar, o sea de las ventas, que no pueden explicarse por medio del cambio de la variable relativa, o sea el ingreso per capita; para lo cual se usa la siguiente formula:

 

Coeficiente de indeterminación    donde el denominador es

      

 

Coeficiente de indeterminación

Lo que debe interpretarse que solo el 0,0374%  en las ventas pronosticadas no corresponden o provienen de la variación del ingreso per capita.

 

Coeficiente de determinación

 

El coeficiente anterior es la expresión negativa de la relación, la medida significativa y positiva de la misma es el de determinación, si el de indeterminación es de 4%, el de determinación será de 100% - 4% = 96%, lo cual puede corroborarse así:

Coeficiente de determinación

Lo que sugiere que el 96% de la variación del pronóstico de ventas está relacionado con el ingreso per capita, pero por supuesto partiendo de la premisa de que otros factores económicos e internos tales como las políticas de operación, de mercadeo, etc., permanecen igual y constantes; como puede apreciarse, el coeficiente de determinación es una medida importante y útil.

 

Coeficiente de correlación

 

Si la relación entre el pronóstico de ventas del ingreso per capita hubiese sido perfecta; o sea cero y cuando cero es sustituido por  en la fórmula de correlación, el coeficiente se convierte en 1; un coeficiente de uno denota una correlación perfecta y un resultado  de cero expresa que no existe correlación; el coeficiente de correlación es la raíz cuadrada del coeficiente de determinación y se aplica por medio de la siguiente fórmula:

(sustituyendo a  por cero)

 

Coeficiente de Correlación

y un coeficiente de 1 denota una correlación perfecta.

 

·         Método de Mínimos Cuadrados

 

Puede utilizarse para computar la tendencia de una línea recta o curva; en este caso la teoría desarrollado está limitada al método para computar la tendencia de la línea recta por el método de mínimos cuadrados; el calculo de la tendencia de la línea curva utiliza los mismos principios, pero implica matemáticas más complicadas; las estimaciones de la tendencia se computan de tal manera que, por ejemplo: la suma de las desviaciones al cuadrado de las ventas reales en relación a las estimadas llegan a un mínimo, de ahí el termino de mínimos cuadrados.

 

Las modalidades o cambios de este método de análisis estadístico en relación al expuesto anteriormente, son:

a)    X simboliza períodos en una cantidad impar, colocando el año cero en el centro y desarrollando dos series de dígitos a partir de ahí, una positiva y una negativa, lo cual es conocido por el analista o no es difícil de determinar.

b)    Y representa a las ventas, producción, inventarios, etc., o sea, la variable cuyas fluctuaciones en relación al tiempo son estudiadas; en este caso la sigla Y se sustituye por la   tendencia.

c)    El valor estimado de la tendencia a largo plazo puede ser calculado en cuanto a los valores  y sean determinados, cuyas formulas son las denominadas cortas, como sigue:

      

 

y la formula general sería:

 

 


MÉTODOS DE PRESUPUESTAR

 

1.    Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores:

 

Según los lineamientos de este método, los vendedores deben ser instruidos para formular analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona (geográfica), distrito (agente), líneas de producto y periodo.

 

Se caracteriza por ser un método formal cuya guía son datos analíticos del pasado y cuya base son los compromisos cliente – entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben concentrarse para obtener el sumario de ventas.

 

2.    Método Económica – Administrativo:

 

Fue desarrollado por los autores W. Reutenstruch y R Villers, con base en una fórmula que, partiendo de las ventas por medio de factores específicos de ajustes y de influencia desde los puntos de vista económico y administrativo.

 

Las mas complicado en la aplicación de ese método reside en allegarse, ordenar y valuar la información interna y externa requerida, básicamente los datos económicos. Normalmente su fuente de datos son cifras globales del período contable en curso o el inmediato anterior y, se llega a cifras de la misma naturaleza; es necesario analizar básicamente por producto, período, zona y distrito.

 

Teóricamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podría resultar costoso para entidades medianas y pequeñas; su ventaja fundamentalmente es completividad, siendo uno de los más técnicos y reflejándose esto en mayor exactitud. La formula por medio de la cual se le da efecto a este método, es:

 

Pv = [ ( Vp ± F ) E ] A

Pv = Presupuesto de Ventas.

Vp = Ventas del período contable en curso o del inmediatamente anterior = período base.

F = Factores Específicos.

E = Fuerza Económicas Generales.

A = Influencia de la Administración.

 

FACTORES ESPECÍFICOS:

 

      I.    De ajuste.

·         Favorables.

·         Desfavorables.

    II.    De cambio.

·         Del producto o de la forma de manufacturarlo.

·         Del mercado.

·         En los métodos de ventas.

   III.    Corrientes de Crecimiento.

 

El objetivo de determinar este tipo de factores es, básicamente, ajustar las ventas del período contable inmediato anterior para dejarlas libre de desviaciones, en otras palabras, ajustarlas a condiciones normales de operación.

 

 

 

 

 

 

 

PRACTICA

 

EJERCICIO 1

Una empresa considera que sus ventas de los últimos años han variado de forma importante. El reporte de los registros de estas ventas se muestra a continuación:

 

(En miles de unidades)

 

Años

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

Ventas

593,80

555,50

690,40

755,80

675,30

742,50

595,60

620,30

700,50

 

Al 30-09-2002 los registros de las ventas de dicho año reportan la siguiente situación:

 

(En miles de unidades)

Ventas hasta septiembre 2002

Ventas presupuestadas Oct.-Dic.

637.10

118.40

 

Al analizar las ventas realizadas el último año desde enero hasta septiembre 2002, se han notado las siguientes anormalidades; en cuanto a:

 

  1. Un pedido extraordinario por un total de 20,00 unidades; efectuado por uno de nuestros clientes para cubrir un faltante, producto de un incidente ocurrido en su empresa el cual le causó pérdidas de mercancía.

 

  1. Por razones extremas de control, se han dejado de entregar pedidos por un total  de 10,20 y 8,50 unidades, a dos clientes debido a incumplimiento en los pagos de hasta 120 y 180 días respectivamente, equivalentes a cuatro trimestres a objeto de asegurar la entrega de la mitad de la mercancía pendiente antes del cierre del año.
  2. Para el segundo trimestre se logró un contrato de exclusividad por cuatro años con un nuevo cliente establecido recientemente en la zona por un total de 20,40 unidades al año contados a partir de esta fecha, la primera entrega se hizo por 10,20 unidades y para el tercer trimestre se entregarán las 10,20 unidades restantes para el año en curso.

 

  1. Uno de nuestros clientes decidió mudarse del país lo que originó una disminución en las ventas previstas para el año en curso, de 18,30 unidades.

 

  1. Después de estudiar el presupuesto, la alta gerencia decide emprender una intensa campaña publicitaria y un agresivo plan de ventas; con los cuales aspira aumentar las ventas en 8%.

 

El precio de ventas del producto es Bs. 10.000,00 por unidad

 

Se pide: Calcule el presupuesto de ventas para el año 2003.

 

 

 


 

1. MÉTODOS ESTADÍSTICOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(En miles de unidades)

AÑOS

X

Y

XY

X2

Y2

1993

1

          593,80

             593,80

              1,00

    352.598,44

1994

2

          555,50

          1.111,00

              4,00

    308.580,25

1995

3

          690,40

          2.071,20

              9,00

    476.652,16

1996

4

          755,80

          3.023,20

            16,00

    571.233,64

1997

5

          675,30

          3.376,50

            25,00

    456.030,09

1998

6

          742,50

          4.455,00

            36,00

    551.306,25

1999

7

          595,60

          4.169,20

            49,00

    354.739,36

2000

8

          620,30

          4.962,40

            64,00

    384.772,09

2001

9

          700,50

          6.304,50

            81,00

    490.700,25

2002

10

          755,50

          7.555,00

          100,00

    570.780,25

TOTALES

55

       6.685,20

         37.621,80

          385,00

 4.517.392,78

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

X-2003 =

11

b1=

               10,34

 

 

N =

10

b0 =

             611,64

 

 

X =

             5,50

 

 

 

 

Y =

         668,52

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Y(2003) =   611,64 + 10,34 X

 

 

 

Y(2003) =   611,64 + 10,34 (11)

 

 

 

Y(2003) =

       725,40  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Incremento/Disminución =

          (30,10)

 

 

 

Crec./Decrec. % =

            (3,98)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. MÉTODO PARA PRESUPUESTAR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ajustes y Cambios en Unidades

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pronóstico Y(2003) =

        725,40  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Factores específicos

 

 

 

 

Ajustes =

          (20,00)

Cambios =

               20,40

 

 

 

             5,10

 

              (18,30)

 

 

 

             4,25

 

                 2,10

 

 

 

          (10,65)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total Factores Específicos (F)      =   2,1 -10,65  =

             (8,55)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pv = ((Ve +/- F)*E)*Ad

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Subtotal (Ve+/- F)= 725,40 - 8,55 =

           716,85  

 

 

Influencia Adm. = 716,85 * 8% =

             57,35  

 

 

 

 

Pv =

           774,20  

miles de unid.

 

 

 

 

 

 

 

3. PRESUPUESTO DE VENTA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Precio de Venta por unidad =

         10.000,00

Bs.

 

Presupuesto de Venta =

    7.741.980,00

miles de Bs.

 

 

 

 

 

 

 

Distribución % de las Ventas en los Trimestres del Año

 

 

 

 

 

 

 

Trimestre

% aplicación

Unidades

Precio /unid.

Total Bs.

 

I

23%

        178,07  

         10.000,00

 1.780.655,40

 

II

30%

        232,26  

         10.000,00

 2.322.594,00

 

III

28%

        216,78  

         10.000,00

 2.167.754,40

 

IV

19%

        147,10  

         10.000,00

 1.470.976,20

 

Total

100%

        774,20  

         10.000,00

 7.741.980,00

 

 



EJERCICIO 2

La empresa Las Chicas Superpoderosas C.A., ubicada en Puerto Ordaz, fábrica un producto X. La empresa nos ha solicitado que realicemos un presupuesto de venta para el año 2004, y nos ha suministrado la siguiente información de sus ventas de años anteriores:

 

(En miles de unidades)

 

Años

1999

2000

2001

2002

Ventas

22

25

27

30

 

Al 30-09-2002 se registro la siguiente información:

 

(En miles de unidades)

Ventas hasta septiembre 2003

Ventas presupuestadas Oct.-Dic.

30

3

 

Al analizar las ventas realizadas en lo que va de año 2003, se han notado las siguientes anormalidades; en cuanto a:

 

  1. Un competidor realizó pedidos por un total de 7 unidades, para cubrir pedidos apremiantes de su clientela.

 

  1. Por razones extrañas fuera de las posibilidades de control de la empresa, se dejaron de entregar pedidos por un total de 8 unidades a nuestra clientela.

 

  1. Se suscribió un contrato de abastecimiento por 2 años con un cliente por un total de 2 unidades, las cuales se entregaran en el transcurso del año.

 

  1. Un competidor cercano esta teniendo un creciente desarrollo y una ventajosa ubicación, por lo que se espera que las ventas disminuyan en 1 unidad.

 

  1. La alta gerencia decide emprender una intensa campaña publicitaria y un agresivo plan de ventas; con los cuales aspira aumentar las ventas en 5%.

 

  1. Para el segundo trimestre del próximo año se modificará el control de cambio de las divisas, lo cual permitirá la obtención de dólares y así adquirir materias primas para la producción del Producto X. Se estimó un incremento  de las ventas en 1%.

 

  1. Según el BCV, el incremento del Índice Nacional de Precios se estimó en 1%, lo que generara una disminución de las ventas del 0,50%.

 

El precio de ventas del producto X es Bs 4.000,00 por unidad

 

Se pide: Calcule el presupuesto de ventas para el año 2004.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

1. MÉTODOS ESTADÍSTICOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(En miles de unidades)

 

 

 

 

 

 

AÑOS

X

Y

XY

X2

Y2

1999

-2

           22,00

              (44,00)

              4,00

          484,00

2000

-1

           25,00

              (25,00)

              1,00

          625,00

2001

0

           27,00

0,00

0,00

          729,00

2002

1

           30,00

               30,00

              1,00

          900,00

2003

2

           33,00

               66,00

              4,00

       1.089,00

TOTALES

0

          137,00

               27,00

            10,00

       3.827,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

X-2004 =

3

b1=

                 2,70

 

 

N =

5

b0 =

               27,40

 

 

X =

0,00

 

 

 

 

Y =

            27,40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Y(2003) =    27,40 + 2,70 X

Incremento/Disminución =

              2,50

Y(2003) =    27,40 + 2,70 (3)

Crec./Decrec. % =

              7,58

Y(2003) =

          35,50  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. MÉTODO PARA PRESUPUESTAR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ajustes y Cambios en Unidades

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pronóstico Y(2003) =

         35,50  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Factores específicos

 

 

 

 

Ajustes =

             (7,00)

Cambios =

                 2,00

 

 

 

              8,00

 

                (1,00)

 

 

 

              1,00

 

                 1,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total Factores Específicos (F)      =   1,00  +  1,00  =

            2,00  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Pv = ((Ve +/- F)*E)*Ad

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Subtotal (Ve+/- F) = 35,50 + 2,00  =

 

          37,50  

 

Influencia de la Econ. = 1% - 0,5% =

0,50%

 

 

Subtotal ((Ve+/- F)* E) = 37,50 * 0,50% =

            0,19  

 

 

 

 

 

          37,69  

 

Influencia Adm. = 37,69 * 5% =

 

            1,88  

 

 

 

Pv =

 

          39,57  

 

 

 

 

 

 

 

3. PRESUPUESTO DE VENTA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Precio de Venta por unidad =

          4.000,00

Bs. * 1% =

     4.040,00  

Presupuesto de Venta =

       159.870,38

miles de Bs.

 

 

 

 

 

 

 

Distribución % de las Ventas en los Trimestres del Año 2004

 

 

 

 

 

 

 

Trimestre

% aplicación

Unidades

Precio /unid.

Total Bs.

 

I

15%

           5,94  

          4.040,00

      23.980,56

 

II

30%

         11,87  

          4.040,00

      47.961,11

 

III

35%

         13,85  

          4.040,00

      55.954,63

 

IV

20%

           7,91  

          4.040,00

      31.974,08

 

Total

100%

         39,57  

          4.040,00

    159.870,38

 


CONCLUSIÓN

 

            En la formulación de un presupuesto de ventas, bajo cualquiera de los métodos expuestos en el desarrollo de este trabajo, deben observarse los siguientes lineamientos.

 

      I.    En cada caso particular es indispensable seleccionar, por medio de estudios previos a su establecimiento, cuál es el método adecuado para la entidad en vista de las circunstancias, necesidades y los recursos humanos, técnicos y materiales de que se disponga.

 

    II.    Que el presupuesto de ventas forma parte de un sistema en general.

 

   III.    Que en los casos en que sea conveniente, se combinen los métodos que potencialmente puedan aplicarse.

 

  IV.    Recolectar, seleccionar, ordenar y estudiar adecuadamente los datos fuente del presupuesto.

 

   V.    Determinar los factores que influyen en el presupuesto y sus efectos en cada grupo o línea de productos, clientes, zona, distrito, etc.

 

  VI.    Debe analizarse por línea de producto, grupo homogéneo de artículos, cliente, período, zona y distrito de venta, según el caso; posiblemente no será necesario aplicar (simultáneamente) en todos los casos estas clasificaciones; sin embargo, es deseable lograr este análisis, básicamente para facilitar la elaboración del presupuesto de producción y la investigación y justificación de variaciones.

 

 VII.    La base para la valuación del presupuesto de ventas en unidades debe ser una lista de precios revisada y autorizada; para el caso de que se haya formulado globalmente, dicha lista auxiliaría para obtener el detalle en unidades.

 

VIII.    Establecer un sistema de medidores, lo cual consiste en comparar metódicamente las cifras presupuestadas con las reales a través de un  reporte prediseñado, cuya preparación sea periódica, esté basado en un instructivo y, asignado específicamente a un departamento o persona.

 

  IX.    Para lograr objetividad, es conveniente presentar gráficamente la comparación entre las cifras presupuestadas y las reales, complementando esto con comentarios sobre la justificación de las variaciones; dicha comparación debe formar parte de la información mensual a la gerencia y probablemente en algunos casos al Consejo de Administración.

 

 

 

 


BIBLIOGRAFÍA

 

Welsch, G y Milton, R (1990) Presupuestos, Planificación y Control de Utilidades  (5ta edición) Prentice-Hall: México.

Besley, S y Brigham, E  (2 edición) McGraw-Hill: México.

Victor, M y Panigua, B (1992) Sistema de Control Presupuestario (4 edición).

Jorge, Burbano. Presupuesto.

Leonard, K y Alfredo, D (1990) Estadística Aplicada a la Administración y Economía (2 edición). 

Guía UNEG (2002) Planificación de las Ventas, Unidad II.  Presupuesto empresarial.

 

 

 

 

 

 

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